De Wet flexibel werken, de nieuwe naam van de Wet aanpassing arbeidsduur, treedt op 1 januari 2016 in werking. Op grond van de huidige Wet aanpassing arbeidsduur kan een werknemer zijn werkgever verzoeken het aantal werkuren per week te verminderen of te vermeerderen. Per 1 januari 2016 kan hij zijn werkgever ook verzoeken de arbeidstijden of de arbeidsplaats aan te passen. Wat betekent de Wet flexibel werken voor de praktijk?
Belangrijkste wijzigingen:
| Nu: Wet aanpassing arbeidsduur | 1 januari 2016: Wet flexibel werken |
| Recht om een verzoek in te dienen tot aanpassen arbeidsduur (vermeerderen of verminderen arbeidsuren) | Toegevoegd wordt het verzoek tot aanpassen van de voor de werknemer overeengekomen werktijden en de overeengekomen arbeidsplaats |
| Verzoek tot aanpassing arbeidsduur moet structureel zijn | Verzoek tot aanpassen arbeidsduur, aanpassen van werktijden en de arbeidsplaats mag tijdelijk zijn |
| Werknemer moet minimaal één jaar in dienst zijn voordat hij een verzoek kan indienen | Werknemer moet minimaal een half jaar in dienst zijn voordat hij een verzoek kan indienen |
| Werknemer kan één keer per twee jaar een verzoek indienen | Werknemer kan één keer per jaar een verzoek indienen of vaker bij onvoorziene omstandigheden |
| Werknemer moet minimaal vier maanden vóór de ingangsdatum van de wijziging een verzoek bij de werkgever indienen | Werknemer moet minimaal twee maanden vóór de ingangsdatum van de wijziging een verzoek bij de werkgever indienen |
Afwikkeling van een verzoek tot flexibel werken
Volg het stappenplan bij de afwikkeling van een verzoek tot flexibel werken van een werknemer:
Stap 1: bepaal wat voor soort verzoek het betreft
De Wet flexibel werken regelt drie soorten verzoeken:
A. een verzoek tot vermeerdering of vermindering van de arbeidsduur, veelal uitgedrukt in het aantal te werken uren per week (hierna: verzoek wijziging arbeidsduur) en/of
B. een verzoek tot vastleggen van andere werktijden, de begin- en eindtijd van de dagelijkse werkzaamheden (hierna: verzoek wijziging werktijden) en/of
C. een verzoek tot wijziging van de arbeidsplaats, de plek waar de werkzaamheden gewoonlijk worden verricht (hierna: verzoek wijziging arbeidsplaats).
Stap 2: stel vast of het verzoek aan de wettelijke eisen voldoet
Op het verzoek moet inhoudelijk worden gereageerd indien:
- de verzoeker minimaal een half jaar bij uw organisatie in dienst is én
- de verzochte wijzigingsdatum twee maanden of meer na verzoekdatum ligt én
- het verzoek minimaal een jaar na de datum van een vorig verzoek is ingediend, tenzij sprake is van een onvoorziene omstandigheid (bijvoorbeeld bij onverwachte privéomstandigheden). In dat geval kan een verzoek wel eerder worden ingediend.
Stap 3: stel vast of er belemmeringen zijn die inwilliging van het verzoek in de weg staan
De Wet flexibel werken bevordert dat een verzoek op grond van de wet zoveel mogelijk wordt ingewilligd. Uw ruimte om een verzoek af te wijzen wordt in de wet beperkt. De mate waarin dit wordt beperkt is afhankelijk van het soort verzoek.
A. Verzoek wijziging arbeidsduur
De criteria uit de huidige Wet aanpassing arbeidsduur komen ongewijzigd terug in de Wet flexibel werken. Een verzoek van een werknemer die minder uren wil werken, mag u alleen afwijzen als dit leidt tot zwaarwegende belemmeringen op het gebied van:
- bedrijfsvoering: afwijzen is bijvoorbeeld mogelijk als het nauwelijks mogelijk is iemand te vinden die deze vrijgekomen uren kan opvullen;
- veiligheid: afwijzen is bijvoorbeeld mogelijk bij onderbezetting van bewakingsmedewerkers of bij een tekort aan inzet van controlemedewerkers bij productieprocessen;
- roostertechnische aard: afwijzen is bijvoorbeeld mogelijk als door het verzoek het niet of nauwelijks mogelijk is een adequaat werkrooster te maken.
Een verzoek van een werknemer die meer uren wil werken mag u alleen afwijzen als dit leidt tot ernstige problemen:
- van financiële of organisatorische aard: afwijzen is bijvoorbeeld mogelijk indien er onvoldoende geld is om de urenuitbreiding te kunnen betalen of het bedrijf een personele krimp heeft afgekondigd;
- wegens het niet voorhanden zijn van voldoende werk;
- omdat de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daartoe ontoereikend is.
B. Verzoek wijziging werktijden
Het verzoek tot wijziging van werktijden is nieuw. Een verzoek van een werknemer tot wijziging werktijden mag u alleen afwijzen als dit leidt tot ernstige problemen op het gebied van:
- veiligheid: inwilligen van een verzoek betekent bijvoorbeeld op bepaalde tijden onderbezetting bij bewakings- of controlepersoneel;
- roostertechnische aard: op bepaalde tijden is bijvoorbeeld te weinig personeel beschikbaar om de werkzaamheden te kunnen verrichten;
- financiële of organisatorische aard: onderdeel van de functie van de medewerker is bijvoorbeeld het uitvoeren van kwaliteitscontroles van verse producten voor levering aan winkels. Dit moet tussen 6.00 en 8.00 uur gebeuren. Aanvang van de werktijd na 6.00 uur levert ernstige problemen van organisatorische aard op.
Functies waarbij de werktijden niet individueel door de medewerker zelf kunnen worden bepaald, worden ook wel tijdsgebonden functies genoemd. Voorbeelden van tijdsgebonden functies zijn functies die in roosterdienst of ploegendienst worden vervuld, denk aan (ICT)helpdeskmedewerkers, winkelmedewerkers en receptionistes. Deze functies geven over het algemeen meer mogelijkheden aan de werkgever een verzoek tot wijziging werktijden af te wijzen.
C. Verzoek wijziging arbeidsplaats
Ook het verzoek tot wijziging arbeidsplaats is nieuw. Wilt u een verzoek afwijzen, dan is de enige eis dat u de afwijzing goed moet motiveren: waarom uw belangen als werkgever zwaarder wegen dan die van de medewerker. Reden van afwijzing kan zijn dat een goede functievervulling vereist dat de werknemer het werk geheel op de door de werkgever bepaalde locatie verricht. Duidelijk is dat een kok zijn werkzaamheden in de keuken van het restaurant moet verrichten. Voor veel functies is dit minder evident. Is bijvoorbeeld de functie van secretaresse een functie die alleen op de door u bepaalde locatie kan worden verricht? Dit is goed verdedigbaar als de secretaresse dagelijks vergaderingen moet notuleren of documenten moet kopiëren. Betreft het werk voornamelijk het opnemen van de telefoon en het plannen van afspraken, dan is een afwijzing niet of minder goed te verdedigen. Kortom afwijzen is maatwerk. Afwijzen van een verzoek met slechts de motivering dat thuiswerken niet gebruikelijk is binnen het bedrijf is onvoldoende.
Stap 4: overleg met uw werknemer
Overweegt u het verzoek geheel of gedeeltelijk af te wijzen, dan moet u eerst een gesprek voeren met de werknemer. Het gesprek biedt u de mogelijkheid in goed overleg de te trachten nadelige gevolgen van het verzoek zoveel mogelijk te beperken. Op voorhand bent u wellicht niet zeker of u voldoende stevige argumenten heeft om het verzoek af te wijzen. Ga daarom het gesprek oplossingsgericht in. Licht toe wat eventuele bedenkingen tegen het verzoek zijn en probeer te achterhalen wat de belangen van de werknemer zijn. Deze aanpak zal veelal tot gevolg hebben dat goede afspraken kunnen worden gemaakt die recht doen aan de belangen van zowel werkgever als werknemer.
Stap 5: Wijs het verzoek schriftelijk af of toe
U bent verplicht uiterlijk één maand voor de gewenste ingangsdatum van het verzoek uitsluitsel te geven aan de werknemer. Doet u dit niet, dan is het verzoek op grond van de wet conform de wensen van de werknemer geaccepteerd. Wanneer de werkgever wel binnen voornoemde termijn een verzoek afwijst, moet hij de reden van afwijzing schriftelijk aan de werknemer overleggen. Indien u geheel of gedeeltelijk instemt met het verzoek adviseren wij u de arbeidsovereenkomst op dit punt aan te passen.
Kortom: afwijzen is maatwerk!
Vragen?
Heeft u vragen of hulp nodig bij het afwijzen van een verzoek tot flexibel werken of wilt u weten welke acties u ter voorbereiding op de inwerkingtreding van de Wet flexibel werken het best kunt nemen? Onze juristen helpen u graag verder. Bel ons: 079 - 363 19 19 of mail naar info [at] vijverbergadvocaten [dot] nl.