Sinds eind 2007 worden externen door overheidsorganisaties ingehuurd met digitale marktplaatsen. Inmiddels maken aanbestedende diensten bij externe inhuur vaak gebruik van het marktplaatsconcept. Hoe werkt het marktplaatsconcept binnen de overheid?
De marktplaats is een digitaal platform voor de inhuur van tijdelijk personeel. Per opdracht wordt een uitvraag via een (mini)competitie gehouden. Dankzij een speciale software-applicatie kan snel een uitvraag worden gedaan bij veel partijen, waarna de ontvangen aanbiedingen door een automatische selectie snel onderling kunnen worden vergeleken. Hierna volgt dan in de meeste gevallen een gesprek van de recruiter met de kandidaten die na de automatische selectie op een shortlist zijn gekomen. Over het algemeen zijn de reacties van aanbestedende diensten over het gebruik van het marktplaatssysteem positief. Het is een laagdrempelig, snel en flexibel systeem dat grote en kleine partijen, mits deze maar voldoen aan de minimumeisen, de mogelijkheid biedt een aanbieding te doen.
Alleen rozengeur en maneschijn?
Een veel gehoorde klacht is dat aanbestedende diensten én aanbieders het gebruik van de marktplaatsconstructie niet altijd even gebruiksvriendelijk vinden. Soms lukt het bijvoorbeeld niet om de applicatie volgens de aanwijzingen in te vullen. Of kost het correct invullen onevenredig veel tijd. Het is niet ongebruikelijk dat de aanbestedende dienst heel veel reacties ontvangt. Dit is op zich positief, ware het niet dat een groot deel van de reacties niet goed aansluit op de vraag waardoor het moeilijk is tot een goede match te komen. Dit is soms te wijten aan een te summiere of niet toegespitste omschrijving. Ook het gemis aan enig mondeling contact kan bij de inhuur van arbeidskrachten parten spelen. Potentiële aanbieders kunnen hun vragen namelijk alleen op de voorgeschreven wijze via de applicatie indienen en ontvangen daarop een digitale reactie. Bij de automatische selectie is het dan vervolgens niet altijd even inzichtelijk hoe en waarop de ontvangen aanbiedingen via het systeem automatisch worden beoordeeld en geselecteerd.
Een nadeel bij afwijzingen is dat inschrijvers weliswaar bericht van afwijzing ontvangen, maar dat dit een bericht betreft dat is gegenereerd aan de hand van de automatische selectie. Afgewezen inschrijvers ontvangen daardoor slechts een zeer summier afwijzingsbericht. Uit de eerder in het traject via de marktplaatsconstructie verstrekte informatie en uit de uiteindelijk ontvangen afwijzingsbrief is niet transparant op welke gronden de aanbieding is beoordeeld en afgewezen. De aanbieder weet na ontvangst van een summier, automatisch gegenereerd afwijzingsbericht namelijk niet wat hij bij een eventuele volgende inschrijving zou kunnen veranderen om wel aan de vereisten te kunnen voldoen.
Gevolg van het voorgaande is dat sommige aanbestedende diensten na dergelijke minder positieve ervaringen er uiteindelijk voor kiezen een of meer bureaus rechtstreeks te benaderen en dat zzp-ers of kleinere marktpartijen er vanaf zien om een aanbieding in te dienen.
Achtergrond
In de meeste gevallen gaat het bij het inhuren van tijdelijk personeel om zogenaamde 2B-diensten waarvoor bij opdrachten boven de drempelbedragen een ‘verlicht’ regime geldt ten aanzien van Europees aanbesteden. Toch wordt over het algemeen aangenomen dat daarbij ook rekening moet worden gehouden met de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling. Het is de vraag of het gebruik van de marktplaatsconstructie in alle gevallen voldoende tegemoet komt aan deze beginselen, in het bijzonder wat betreft het transparantiebeginsel.
Tips
- Zorg voor een heldere omschrijving van de opdracht en zet de voorwaarden waaraan moet worden voldaan en waarop zal worden beoordeeld duidelijk uiteen.
- Verwerk deze voorwaarden zo duidelijk mogelijk in de applicatie.
- Zorg voor ordentelijke afwijzingsberichten waaruit blijkt hoe de gunningscriteria zijn gescoord.